Automation ที่ดูดีบนโต๊ะประชุม อาจพังทันทีที่เจอข้อมูลจริง

จะรู้ได้ยังไงว่าการทำระบบเอกสารอัตโนมัติเหมาะกับบริษัทเราหรือป่าว?

ใครหลายๆ คนคงรู้จักการ Upload เนอะ

ผมกำลังทำโปรเจกต์ Upload เอกสารค้าขาย
เพื่อที่ว่าพอลูกค้าสั่งของปุ๊บ เอาบิล Upload เข้าระบบแล้ว Print เลย

เท่านี้ก็น่าจะมีเอกสารและส่งได้ไวขึ้น
ลูกค้าได้ของไวขึ้น เมื่อเราไม่ต้องมานั่งกรอกข้อมูลเปิดบิลทีละช่อง
คิดดูสิ

จากที่เคย Print บิลเป็นร้อยบิล ต้องใช้เป็นชั่วโมง
มันอาจจะเหลือนาทีเดียวเสร็จ

เอาไปเสนอผู้บริหาร ฟังดูเหมือนฝันที่เป็นจริงเลย

แต่ขออนุญาตครับ
‘คXย’ เถอะ
ถ้ามันง่ายอย่างงั้นจริงๆ ก็ดีสิ
ผมสลิงแตกรอบที่ 3 ของอาทิตย์ละ 55555+

#มาลองเข้าใจปัญหานี้กัน

การทำ Automation เพื่อให้เราใช้คนน้อยลง ใช้เวลาน้อยลง หรือสร้างประสิทธิผลกับ KPI บางตัว
ควรจะเริ่มจากงานที่เกิดขึ้นซ้ำ

และยังไม่พอ
เราต้องเข้าใจด้วยว่างานที่ซ้ำนั้นมีรูปแบบยังไง

ข้อมูลอะไรบังคับ
อะไรเปลี่ยนได้
และมีข้อจำกัดอะไรอยู่บ้าง

ผมมองมันแบบนี้

1) ข้อจำกัดของโปรแกรม/เครื่องมือปัจจุบัน

โปรแกรมบัญชีและ ERP แต่ละตัวมีความสามารถไม่เหมือนกัน

บางตัวไม่รองรับ API
บางตัวรองรับแบบครึ่งๆ กลางๆ เข้าไปต่อได้แค่บาง Module
และบางบริษัทก็ไม่ได้ใช้พวกนี้เลย มีแต่ Excel ล้วนๆ

อย่างบริษัทผมใช้โปรแกรมบัญชีตัวหนึ่งที่มีทั้งปัญหาและข้อดีของมันอยู่

ความเข้าใจตรงนี้ทำให้เรารู้ว่า จุดเริ่มต้นของเราอยู่ตรงไหน

ผมไม่แนะนำให้จดจ่อกับปลายทางมากไป
ถ้าไม่มีจุดเริ่มต้น เราจะวาดแผนที่โยงมันไปหาจุดหมายปลายทางไม่ได้แน่ๆ
ควรศึกษาข้อจำกัดของสิ่งที่ใช้อยู่ก่อน ถึงจะรู้ว่า

อะไรคือกำแพง
กำแพงไหนปีนข้ามได้
อันไหนใช้อุโมงค์
อันไหนเดินอ้อม

ขอเปรียบเปรยภาษาคนนะครับ น่าจะเห็นภาพอยู่บ้าง

2) ข้อจำกัดทางความรู้เกี่ยวกับพฤติกรรมของข้อมูล

ผมไม่ได้หมายถึงการเก็บข้อมูลและเข้าใจข้อมูลนะครับ
อันนั้นเป็นพื้นฐานที่ต้องไปตามเก็บมาก่อน ถึงจะเริ่มทำ Automation ได้

ครั้งนี้ผมจะพูดถึงพฤติกรรมของข้อมูลที่มีต่อเครื่องมือที่เราใช้อยู่
ยกตัวอย่างเช่น

เมื่อข้อมูลตัวหนึ่งถูกลบ
คำว่า ‘ลบ’ มันหายไปจากระบบเลย หรือมีการบันทึกประวัติการลบ?
การ ‘ลบ’ กับ ‘ยกเลิก’ ต่างกันไหมสำหรับโปรแกรมบันทึกข้อมูลที่เราใช้?

สมมุติถ้าคุณให้ AI สร้างบิลให้อัตโนมัติ แล้วมันผิดมาทั้งแผง
ข้อมูลเข้าระบบไปแล้ว

ถ้าคุณลบบิลออกจากระบบ
สต็อกคืนมาหรือเปล่า?
ลูกหนี้ถูกล้างไหม?
ตัวไหนบันทึกต่างหาก หรือตัวไหนทับข้อมูลเดิม?

การที่เราถือข้อมูล แต่ยังไม่รู้พฤติกรรมของมันว่าเกิดอะไรขึ้นเบื้องหลังเมื่อเราใช้งาน Interface ทำให้

บางทีอยู่ๆ ข้อมูลหายไป
อยู่ๆ ข้อมูลเปลี่ยนไป
ทั้งๆ ที่ทุกคนในบริษัทยังทำเหมือนเดิมอยู่ตลอด

และมันมีโอกาสที่ไม่มีใครรู้เลยว่าปัญหาเกิดจากอะไร

ตรงนี้เรามีโอกาสทำให้ระบบข้อมูลของเราพัง
และมีข้อมูลที่ไม่มีอยู่จริงค้างอยู่ถาวร โดยไม่มีใครรู้ว่าจะแก้ยังไง

หลายครั้งเจ้าของโปรแกรมบัญชีหรือ ERP ก็ช่วยเราไม่ได้ด้วย
เพราะเขาไม่รู้บริบทว่าเราเก็บข้อมูลตัวไหนไปใช้ทำอะไร และมันมีความหมายยังไง

เละครับ

#จากความเข้าใจนี้

ถ้าบริษัทเรามีข้อมูลเยอะ มีงบพอสมควร
วิเคราะห์สิ่งที่จะได้กลับมาจากโปรเจกต์นี้แล้วคิดว่าคุ้ม
ผมแนะนำให้ทำครับ
ถึงแม้ว่าผมจะอยากกรี๊ดหลายรอบละ

แนะนำว่าควรมั่นใจว่ามีบุคลากรที่พร้อม
และอย่างน้อยๆ อ่านสิ่งที่ผมเพิ่งเขียนไปแล้วเข้าใจจริงๆ 555+
ถ้าอ่านแล้วรู้ว่าเรื่องพวกนี้เป็นเรื่องที่จัดการได้ มีแนวโน้มว่าบริษัทเราอาจจะมีความพร้อมแล้ว และถ้าผลตอบแทนลงตัว มันอาจจะเหมาะเป็นตัวเลือกพัฒนาถัดไปของเรา

ที่ผมมองว่ายากที่สุดคือโปรเจกต์แบบนี้เหมือนเป็นการทดสอบว่า
เราเข้าใจ ‘บริษัท’ ของเราทั้งหมดดีแค่ไหน
ส่วนไหนเกี่ยวข้องกันยังไง

ไม่ใช่แค่ในเชิงคำพูดหรือคำอธิบาย
แต่ในเชิงตัวเลข และการไหลของตัวเลขที่อยู่ข้างหลังด้วย

หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับใครต่อใครนะครับ